Afronding van de Koningsdag in Amstelveen

Fred de Graaf, burgemeester van Amstelveen informeert de leden van de gemeenteraad over de financiële afwikkeling van Koningsdag:

Geachte dames en heren,

De eerste Koningsdag in Amstelveen op 26 april is een fantastische dag geworden. Tijdens het bezoek waren er naar schatting zo'n 30.000 bezoekers. Vanuit alle hoeken van het land en uit Amstelveen zelf hebben we veel positieve reacties ontvangen over de mooie aankleding van de route en het afwisselende programma met daarin maar liefst 1.400 enthousiaste deelnemers.

Na afloop volgde nog een feest op het Stadsplein, dat was georganiseerd in samenwerking met de lokale horeca. In deze brief informeer ik u over het verloop van de dag zelf en de financiële verantwoording.

Voorbereidingen

In januari 2014 is de projectorganisatie gestart met de voorbereidingen voor de eerste Koningsdag in Amstelveen. De voorbereidingen die reeds in 2012/2013 waren gedaan voor in eerste instantie Koninginnedag 2013 zijn hierin meegenomen. De projectorganisatie heeft in samenwerking met vele partners (Stichting Amstelveen Oranje, verenigingen, clubs, instellingen, bedrijven en vrijwilligers) de afgelopen maanden gewerkt aan de voorbereidingen voor 26 april. De projectorganisatie is geleid door een ervaren projectleider Koningsdag (o.a. Troonswisseling 2013). Nooit eerder organiseerde Amstelveen zo'n groot publieksevenement. Voor het overige deel is bijna uitsluitend gewerkt met medewerkers uit de eigen organisatie en heel veel vrijwilligers.

Veiligheid

Om Koningsdag feestelijk en waardig, maar ook veilig te laten verlopen, was het noodzakelijk om veiligheidsmaatregelen te treffen. De organisatie van Koningsdag 2014 als Nationaal Evenement behelsde niet alleen de organisatie van een groot publieksevenement, maar was tevens één van de grootste veiligheidsoperaties ooit in Amstelveen. Daarbij is een goede balans gevonden tussen feestelijkheid en veiligheid. Er was veel aandacht voorbezoekers, bewoners en ondernemers, om ervoor te zorgen dat zij zo min mogelijk hinder zouden ondervinden. Hinder en overlast kunnen nooit helemaal worden voorkomen, maar er zijn slechts een paar klachten geweest die direct verholpen zijn en hebben we vooral kunnen rekenen op veel begrip.

Rond het Stadshart zijn afzettingen geplaatst en is extra toezicht georganiseerd. Deze maatregelen waren opgenomen in de Koningsdagverordening, die wordt bekrachtigd in de eerstvolgende vergadering van de gemeenteraad. Het dreigingsbeeld en het verloop van de dag waren zodanig, dat de burgemeester geen gebruik heeft hoeven maken van de bevoegdheid om een veiligheidsrisicogebied aan te wijzen en daarmee het inzetten van preventief fouilleren, of van de bevoegdheid om woningen binnen te treden. Om de bezoekersstromen in goede banen te leiden (crowd management en het verwijderen van obstakels in de openbare ruimte) en voor extra maatregelen van de GHOR (regionale geneeskundige hulpverleningsorganisatie) zijn kosten gemaakt. Ook werden alle deelnemers en de crew op het feestterrein voorzien van een polsbandje (accreditatie) na screening door de politie. Voor deze extra maatregelen is een bedrag van 250.000 euro beschikbaar gesteld door de provincie Noord-Holland.

Verloop van Koningsdag op 26 april

Koningsdag in Amstelveen is heel goed verlopen. De eerste deelnemers waren om 8.00 uur aanwezig, het programma startte om 11.00 uur. De Koninklijke familie kwam even over 12.00 uur aan en is met een uitloop van een half uur tot 13.30 uur gebleven. Het feestelijke programma op de Rembrandtweg en het Stadsplein, heeft tienduizenden mensen in staat gesteld deze bijzondere Koningsdag van dichtbij mee te beleven. Er zijn gratis parkeerterreinen, fietsenstallingen, matrixborden en een welkomstteam ingezet om bezoekers te faciliteren en wegwijs te maken richting de route.

Rond de 1,7 miljoen mensen hebben gekeken naar de live uitzending van de NOS. Ook is het bezoek via diverse internationale televisiekanalen uitgezonden. Bijna 1.400 deelnemers hebben activiteiten uitgevoerd op het feestterrein, op de gebieden sport, cultuur, groen en internationaal. Deze organisaties hebben belangeloos meegewerkt. Naast de inzet van Amstelveen Oranje en de gemeente, is voorde organisatie (voorstellingsleiding, deelnemerslogistiek, conceptontwikkeling, technische faciliteiten, decorbouw) een productiebureau ingezet. Er is uitgebreid aandacht geweest voor de versiering van het Stadshart en omgeving, om Amstelveen warm te maken voor de naderende Koningsdag.

Op de dag zelf was het Stadshart een feestelijke en kleurig aangeklede feestlocatie. Meer dan 150 journalisten uit binnen- en buitenland hebben verslag gedaan van het Koninklijk bezoek aan Amstelveen. De reguliere viering van Koningsdag en dan met name de vrijmarkten aan de Amsterdamseweg en in de andere wijken zijn eveneens goed verlopen. Ook daar was sprake van duizenden bezoekers die een prachtige dag beleefden en waar geen noemenswaardige incidenten hebben plaatsgevonden.

Financiën

Uitgaven: lager dan verwacht. De totale uitgaven van de gemeente voor de organisatie van Koningsdag bedragen 380.000 euro. De totale projectbegroting, inclusief de bijdrage van de provincie en het bedrijfsleven komt uit op 845.000 euro. De eerste raming van 900.000 euro was gebaseerd op de begrotingen van Rhenen en Veenendaal. Het project is uiteindelijk voor minder dan deze eerder geraamde 900.000 euro gerealiseerd. Dit is gelukt, omdat de projectorganisatie en haar opdrachtgevers zeer kritisch op de kosten zijn geweest en er gezien de economische situatie van te voren niet van uitgegaan was, dat de bijdrage uit de gemeenschap en het bedrijfsleven zo omvangrijk zou zijn. Het tekent de betrokkenheid van bedrijfsleven en maatschappelijke instellingen, dat zij een kwart van de totale kosten voor hun rekening hebben genomen, naast alle hulp en bijdragen in natura.

(Bron Gemeente - 2014)

Uitgaven Koningsdag

Zoals vooraf bekend, heeft de organisatie van Koningsdag 2014 een forse investering van de gemeente gevraagd, toch zijn de uiteindelijke kosten die voor rekening komen van de gemeente aanzienlijk lager uitgevallen dan de kosten voor veel gemeenten voor ons. De dekking hiervoor is gereserveerd bij de Kadernota 2014 (250.000 euro), aangevuld met een reservering uit het algemene bedrijfsvoeringsfonds. Het overgrote deel van de facturen is inmiddels ontvangen en afgehandeld. Voor de nog te behandelen facturen zijn bedragen gereserveerd op basis van de aangegane verplichtingen.


(Bron Gemeente - 2014)

Onderverdeling kostenposten

De posten "mobiliteit en techniek" en "openbare orde en veiligheid" zijn samen op 353.000 euro gekomen. De Provincie Noord-Holland draagt 250.000 euro bij aan deze posten. Inclusief de evenementenvergunning, de verzekering, het na-programma en de gemeentelijke bijdrage aan het kunstproject voor de Koning, -waar ook door het Amstelveen Fonds nog 25.000 euro aan is bijgedragen-, komt de post "organisatie en uitvoering programma" op 306.000 euro. Uit de post projectorganisatie is de inhuur van de projectleider Koningsdag betaald en de detacheringskosten voor de projectleider Communicatie, evenals diverse organisatie gebonden kosten, zoals repro, reis- en verblijfkosten en catering. Zoals eerder vermeld is gekozen voor een zeer ervaren projectleider vanwege de grootte van het evenement en de grote veiligheidsoperatie. Interne uren zijn, zoals vooraf afgesproken, niet in rekening gebracht. Wel is op beperkte schaal compenserende inhuur nodig geweest om essentiële taken op te vangen van enkele medewerkers die bij Koningsdag betrokken waren.


(Foto Amstelveenweb.com - 2014)

De gehele Koninklijke familie staat op het podium van het Stadsplein Amstelveen. Het is het meest unieke historische moment van Amstelveen geworden

Dit is ten laste gebracht van het projectbudget. De gemeentelijke organisatie heeft zich bij de voorbereidingen en uitvoering van Koningsdag 2014 van haar beste kant laten zien en er zijn nieuwe samenwerkingsverbanden en contacten ontstaan. De post "projectorganisatie" bedraagt 130.000 euro.

Om bewoners, ondernemers en bezoekers adequaat te kunnen informeren, heeft de gemeente via diverse middelen (advertenties, bewonersbrieven, informatiebijeenkomsten, persberichten, website, sociale media, posters) gecommuniceerd. Het informatieboekje met programma, plattegronden en praktische informatie is in samenwerking met Amstelveen Oranje verspreid onder 44.000 huishoudens en op allerlei publiekslocaties neergelegd.

Speciaal voor het Koninklijk bezoek heeft de gemeente samen met de politie een app ontwikkeld die gratis was te downloaden. Er is gebruik gemaakt van een webcare team, dat zowel in de aanloop naar Koningsdag als op de dag zelf actief was op de sociale media. De pers is gefaciliteerd met een ontvangst op het MBO College Amstelland. Ongeveer 150 journalisten hebben hiervan gebruik gemaakt op kosten van de Provincie Noord-Holland. In de aanloop naar Koningsdag zijn er samen met scholen, winkeliers, verenigingen en instellingen activiteiten georganiseerd, zoals de tournee door Amstelveen van de houten portretten van het Koningspaar, de Cycle-Run in samenwerking met Graft-De Rijp en de flashmob op het Stadsplein van MBO college Amstelland.

Het speciale Koningsdag logo, dat gratis beschikbaar is gesteld, is door vele winkeliers en particulieren gebruikt voor de aankleding, of versiering van hun product. Het logo en de vlaggen zijn ook bruikbaar voor toekomstige Koningsdagen. Tot slot is ook het bedanken van deelnemers, vrijwilligers en sponsoren ten laste gebracht van het communicatiebudget. Deze post bedraagt 51.000 euro De post onvoorzien is ingezet om maatregelen te nemen tegen de regen in de nacht van vrijdag op zaterdag (beschermen materialen op het feestterrein) en op het laatste moment een persvak te verhogen. Deze post bedraagt 5.000 euro.

Bedankt

Heel veel organisaties, instellingen, vrijwilligers en medewerkers hebben in de voorbereidingen en op de dag zelf gezorgd voor een fantastische eerste Koningsdag in Amstelveen. De Koninklijke familie sprak van een 'onvergetelijke dag'. Voor de gemeentelijke organisatie heeft Koningsdag nieuwe verbanden mogelijk gemaakt en bestaande relaties versterkt. Daarmee heeft Koningsdag een blijvende bijdrage geleverd aan de sociale samenhang van Amstelveen.

Het is ondoenlijk om iedereen die heeft geholpen te noemen. De organisaties die een cruciale rol hebben gespeeld in de voorbereidingen zijn de veiligheidspartners, de veiligheidsregio, provincie Noord-Holland, het Cobra Museum en met name de stichting Amstelveen Oranje. Koningsdag 2014 in Amstelveen was niet mogelijk geweest zonder bijdragen in natura en financiële bijdragen van vele bedrijven en instellingen in Amstelveen en omstreken. Dit geldt ook voor de bijdrage van de provincie Noord-Holland en de bijdrage van het Amstelveen Fonds.

Voor zowel het bedrijfsleven als voor de vrijwilligers is een bedankbijeenkomst georganiseerd. De meest bijzondere momenten van Koningsdag zijn vastgelegd in een speciaal boekje. Als bijlage bij deze brief treft u het boekje aan. Koningsdag Amstelveen blijft zo een prachtige herinnering.

Amstelveen heeft een fantastische dag beleefd, dankzij de energie van vele betrokkenen. Ik dank de gemeenteraad voor het vertrouwen en ik wens de gemeente Amstelveen nog vele mooie Koningsdagen toe.

Hoogachtend,

de burgemeester van de gemeente Amstelveen,

mr. G.J. de Graaf